こんにちは、 SunnyBizコンサル です。
料理に万能調味料があるように、ビジネスにも万能のフレームワークがあります。
この５W１H、みなさんも一度は聞いたことがあるでしょうか？
私は中学生の時に、英語の授業で習いました。
その時はビジネスには全く関係なく、疑問文を覚える時の頭文字として習ったものでしたが、仕事をするようになり、この５W１Hがいかに大切かを痛感しています。
今回は、ビジネスシーンで活用する場合の「５W１H」について、活用例を入れつつ解説します。
これは、
- ものごとを報告をする時
- メールや文書で伝達を行う時
- 仕事の進め方を考える時
- 営業を行う時
- 経営の戦略を立てる時 など
色々な場面で活用することができる、万能のフレームワークといえます。
「５W１H」を意識して仕事を進めることで業務効率が上がったり、相手に的確に物事を伝えられたり、軸のブレない仕事をすることができるようになります。
５W１Hとは
物事を整理する基本のフレームワーク
５W１Hとは、Wから始まる５つの問いと、Hから始まる１つの問いを表したものであり、物事を整理することに大変役立つ基本のフレームワークです。
- What（何？）
- Why（なぜ？）
- Where（どこで？）
- When（いつ？）
- Who（誰？）
- How(どうやって？)
順不同で並べましたが、これらのWとHの思考を持つことにより、物事が整理され、要点を押さえたうえで、目的や方法を明確にすることができます。
What（何？）
「What」は、物事のテーマであり、題材となるものです。
要件を伝える時や、目標を立てる時、行動を起こす際には、必ず「何が？何を？」という物・事があります。
仕事をするうえではこれから何を行うのか、何を伝えるのか、何を対象にするのか、そのテーマや問題、種類、モノを明確にします。
Why（なぜ？）
「Why」は、理由付けです。
目的やゴールを表すものであり、なぜこれを実行するのか、なぜ起こったのか、なぜ必要なのかその本質や影響などです。
なぜ？を明確にすることは、仕事や目標設定をするうえで明確な目的・理由付けになるため大変重要です。
Where（どこで？）
「Where」は、空間を表します。
場所、場面や、販売チャネルなど、その物事を実行する空間です。
仕事を行う場合や、業務を報告する場合、どこでそういう事が起こる・起こったのか、どこで実行するのかを明確にする必要があります。
When（いつ？）
「When」は日時、期限、期間など、時を表すものです。
いつまでにやらなければいけないのか、いつの出来事か、時系列、タイミングなどを意味します。
ビジネスシーンにおいて、スケジュール管理はとても重要です。
物事の区切りとして、時間要素を意識しなければなりません。
Who（誰？）
「Who」は、対象です。
人物、取引先、消費者など、ターゲットとなるものや関係性を築く相手のことを表します。
誰が？誰を？誰に？誰と？…など、対象を明確にしていきます。
How(どうやって？)
「How」は、手段です。
物事を達成するために実行する方法、作業、ノウハウなどの行動に直結するものや、手段として利用するシステム・媒体などを意味します。
５W1Hの図解
５W１Hはよく円の図で表されます。
これらの問いひとつひとつに対し、明確な答えが当てはまることが理想です。
色々なシチュエーションでそれぞれの問いを立て、答えを当てはめていきましょう。
５W１Hの活用例
５W１Hをどのように活用するか、いくつか活用例を挙げます。
仕事に取り掛かるとき
仕事に取り掛かる際、やるべき事を全部広げて手当たり次第に始めることは非効率的です。
特に、いくつかの仕事を同時に進める場合には、あれもこれもと訳が分からなくなるでしょう。
それを防ぐため、まず仕事を整理するところから始めましょう。
いつまでに、どこで、何をしなければいけないのか？（When・Where・What）
その時に関わる人物・チーム・確認をすべき人は誰か？（Who）
なぜその仕事をやる必要があるのか？（Why）
どのように実行するのか？どんな事が必要になるか？（How）
あれこれ取り掛かってから準備が足りず作業が止まることのないよう、事前に確認しておきます。
これをひとつの仕事につきひとつずつ考えることで、その仕事に必要な要素を明確にすることができるのです。
仕事において問題が起きた時
仕事をしている以上、イレギュラーな事はしばしば起こります。
そのときは問題の根本を把握することで、適切な対処をとることができます。
何が起きたのか、どんな問題・イレギュラーがあったのか（What）
いつ起きたか（When）
どこで、どんなシチュエーションで起きたか（Where）
誰が関わるか、関係先はどこか（Who）
なぜそれが起きたのか（Why）
どのように対処するか、解決策はあるか（How）
問題が起きた時は「なんでそんなことが？！」ということや「誰が？！」とうい所を先に求めがちですが、
まずは、何が・いつ・どこで起きたのか？という状況把握と、事実確認を行うことが重要です。
次に、そこに関わる関係先となぜ起きたのか、原因を確認します。
状況と具体的な問題点が見えれば、あとはその解決に向けてどう動くべきか方向性の検討ができます。
早期に問題解決ができるよう、根本を把握し対処しましょう。
物事を報告・伝達するとき
物事を相手に伝える時は、
「いつ、どこで、だれが、何を、どうして、どのような」事があったのかを踏まえ、結論を話します。
上司へ現状報告をしたり相談を行う際、ダラダラと最初から最後まで話をすることは時間的損失です。
また、部下へ指示を出す際もポイントをしっかりと押さえた伝達ができなければ、その仕事の意図がつかめず何度も修正が入ったり、望んだものが出来上がらなかったり、パフォーマンスが下がることが考えられます。
報告・連絡・相談を行う際は、いかに要点を正しく、漏れなく、分かりやすく伝えるかが重要です。
この５W１Hの流れを意識して伝えようとすると、相手だけでなく自分自身も明確にポイントを確認しながらやり取りをすることができます。
メールであれば、５W１Hを定型文のように社内で統一することもいいでしょう。
例えば会議の案内をメールで行う場合、
いつ（日時）、どこで（〇〇会議室）、誰（どこの部署）が、何を（何の議題を）、どのような目的で、どのように話し合うのか（どういう準備が必要か）。
頻繁にやり取りする内容であれば、いつも同じ形式で、要点だけが変わる内容の方が効率が良いです。
送る側も受ける側も共通の意識で文章を見るため、抜けや漏れに気付くことができ、確認作業も迅速に行うことができます。
取引先への連絡についても、ある程度決まったフォーマットでメールを作ることができれば、誰が作っても同じ要点を漏れなく伝えることができます。
業務効率が上がり、作成時間の短縮となるでしょう。
社内で当たり前に５W１Hを使う環境を作ることで、社員教育の時間を設ける必要もありません。
日々発生する報告・伝達業務で５W１Hをすり込んでいくことで、物事を整理して捉える能力が身に付きます。
営業を行うとき・戦略を立てるとき
営業を行う際は「何を、いつ、どこで、誰に、どうして、どのように」売るかを明確にして動きます。
「何を」については「何のために」ということも意識し、ただ売れば良いではなく、自分たちが「何」を売っているのか、本当の意味で理解しておかなければなりません。
「いつ・どこで」の部分は、戦略を立てる際に重要です。
同じ商品でも、季節や地域によって市場の反応は異なります。
そして、ターゲットである「誰」に、「どのように」届けるかを明確にし、営業活動を行います。
営業活動では「なぜ？」の問いよりも「いくらで？（How much）」というコストの問いを組み合わせて考える２H（How・How much）の考え方もあります。
臨機応変に、５W１Hを発展させて活用していきましょう。
まとめ
ある物事を５W１Hに合わせて書き出していくと、その目的や課題や手段が明確になってきます。
特に「Why（なぜ）」の問いは、物事の本質であり、全ての理由付けになるため重要な要素です。
そして、「How（どのように？）」は行動指針となる問いであるため、より明確にする必要があります。
目的と方法を明確にするフレームワークとして、ビジネスの場面だけでなく色々な場面で活用してみて下さい。
